Seyahat, Konaklama, Transfer ve Organizasyon Hizmeti Alımı
Proje Adı: Strengthening Women’s Civil Society Organizations for Gender-Responsive Climate Action and Disaster Risk Reduction Policies
Konu: Seyahat, Konaklama, Transfer ve Toplantı Organizasyonu Hizmet Alımı
Sözleşme Makamı: Deniz Yıldızı Kadın Dayanışma Derneği
1. PROJE ARKA PLANI
Deniz Yıldızı Kadın Dayanışma Derneği tarafından yürütülen bu proje, Avrupa Birliği finansal desteğiyle UN Women tarafından desteklenmektedir.
Proje; kadın sivil toplum örgütlerinin iklim krizi ve afet risk azaltma politikalarına toplumsal cinsiyet perspektifiyle katılımını güçlendirmeyi, yerel ve ulusal düzeyde savunuculuk kapasitelerini artırmayı ve kadın örgütleri arasında sürdürülebilir iş birlikleri oluşturmayı amaçlamaktadır.
2. HİZMETİN AMACI
Deniz Yıldızı Kadın Dayanışma Derneği, proje kapsamında gerçekleştirilecek;
- Feminist İklim Adaleti Forumu,
- Mor-Yeşil Buluşmalar,
- diğer proje faaliyetleri
için profesyonel seyahat organizasyonu hizmeti satın alacaktır.
Hizmet sağlayıcının;
- ulaşım organizasyonlarını,
- otel rezervasyonlarını,
- transferleri,
- toplantı mekanı organizasyonlarını,
- yemek ve ikram hizmetlerini
eksiksiz şekilde yürütmesi beklenmektedir.
3. HİZMETİN KAPSAMI
3.1 Eko-Feminist Buluşma
Forum; 7–9 Ağustos 2026 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir.
Katılımcılar;
- Toplam 43 kişi
- 40 kişi 2 gece 3 gün
- 3 kişi 3 gece 4 gün konaklayacaktır.
3.2 Konaklama
Hizmet sağlayıcının;
- doğal çevre içerisinde,
- yeşil alanı bulunan,
- kamp veya ekolojik tesis niteliğinde,
- toplantı yapmaya uygun
bir tesis önermesi beklenmektedir.
Konaklama şartları
- En fazla iki kişilik odalar
- Tam pansiyon
- Vejetaryen menü
- Talep eden katılımcılar için vegan menü seçenekleri
- Gün boyu çay-kahve
- Cam şişe veya sürahi ile su servisi
- Gün boyu su sebili
3.3 Toplantı Salonu
Toplantı alanında aşağıdaki teknik altyapı sağlanacaktır.
- En az 43 kişilik oturma düzeni
- Açık havada gölgelikli toplantı alanı
- Projeksiyon cihazı
- Kablosuz internet
- Ayaklı pano (flipchart)
- Elektrik altyapısı
- Ses sistemi
3.4 Seyahat Organizasyonu
Aşağıdaki şehirlerden katılacak misafirlerin ulaşım organizasyonu yapılacaktır.
- İstanbul (15 kişi)
- Ankara (6 kişi)
- Kuşadası (4 kişi)
- İzmir (3 kişi)
- Çanakkale (3 kişi)
- Bursa (2 kişi)
- Bodrum (2 kişi)
- Altınova (2 kişi)
- Antalya (1 kişi)
- Muğla (1 kişi)
- Yalova (1 kişi)
- Mersin (1 kişi)
- Mardin (1 kişi)
- Sinop (1 kişi)
Ulaşım araçları;
- uçak
- otobüs
- tren
olabilir.
En ekonomik ve en uygun alternatifler tercih edilecektir.
3.5 Transfer Hizmetleri
Hizmet sağlayıcı;
- havaalanı
- tren garı
- otogar
- otel
- toplantı alanı
arasındaki tüm transferleri organize edecektir.
3.6 Mor-Yeşil Atölyeler
Hizmet sağlayıcı ayrıca aşağıdaki aylarda gerçekleştirilecek bölgesel toplantılar için ulaşım, konaklama, transfer ve atölye katılımcıları için yeme-içme ikram organizasyonu sağlayacaktır.
Ay | İl |
| Eylül 2026 | Söke/Aydın |
| Ekim 2026 | Sinop |
| Kasım 2026 | Tunceli |
| Aralık 2026 | Diyarbakır |
| Ocak 2027 | Şanlıurfa |
| Şubat 2027 | Edirne |
| Mart 2027 | Eskişehir |
| Nisan 2027 | Bursa |
Her etkinlik için;
- İstanbul’dan 1 kişi
- Kuşadası’ndan 2 kişi
olmak üzere toplam 3 kişinin, 2 gece, 3 gün ve Eylül 2026’da Söke/Aydın’da yapılacak etkinliğe İstanbul’dan katılacak izleme değerlendirme uzmanı 1 kişinin 2 gece- 3 gün
- ulaşımı
- transferi
- konaklaması
Her bir etkinliğe katılacak 25 kişi için
- Çay, kahve, su içecek ikramı
- Öğle yemeği
organize edilecektir.
4. HİZMET SAĞLAYICIDAN BEKLENENLER
4.1 HİZMET SAĞLAYICININ ASGARİ UYGUNLUK KRİTERLERİ
Teklif verecek firmaların aşağıdaki asgari koşulları sağlaması beklenmektedir:
- Türkiye’de yasal olarak kurulmuş ve faaliyette bulunan bir tüzel kişi olması,
- En az 3 yıldır faaliyet gösterdiğini belgeleyebilmesi,
- Seyahat, konaklama, organizasyon ve etkinlik yönetimi alanlarında deneyime sahip olması,
- Benzer kapsamda en az 3 referans iş sunabilmesi,
- Vergi ve SGK borcu bulunmadığını belgeleyebilmesi,
- Çıkar çatışması içerisinde olmadığını yazılı olarak beyan etmesi.
4.2 Hizmet sağlayıcının;
- tüm rezervasyonları zamanında gerçekleştirmesi,
- uçuş değişikliklerini takip etmesi,
- 7/24 destek sağlaması,
- transfer koordinasyonunu yürütmesi,
- katılımcı listelerini takip etmesi,
- iptal ve değişiklikleri yönetmesi,
- tüm faturaları proje kurallarına uygun düzenlemesi,
- UN Women ve AB satın alma ilkelerine uygun hareket etmesi beklenmektedi
5. ZAMANLAMA
Hizmet süresi:
Ağustos 2026 – Mayıs 2027
İlk faaliyet:
Eko-Feminist Buluşma
7–9 Ağustos 2026
Mor-Yeşil Atölyeler:
Eylül 2026 – Nisan 2027
Programda zorunlu hallerde tarih ve yer değişiklikleri yapılabilir.
6. MALİ VE TEKNİK TEKLİF
Teklif veren firmaların aşağıdaki bilgileri sunması beklenmektedir.
6.1 Teknik Teklif
- Organizasyon yaklaşımı
- Operasyon planı
- Acil durum yönetimi
- Transfer planı
- Otel bilgileri
- Toplantı alanı bilgileri
- Menü örnekleri
- Benzer proje referansları
6.2 Mali Teklif
Mali teklif aşağıdaki kalemleri ayrı ayrı gösterecek şekilde hazırlanmalıdır:
- Konaklama bedeli (kişi/gece)
- Toplantı salonu kullanım bedeli
- Tam pansiyon hizmet bedeli
- Transfer hizmetleri
- Uçak bileti organizasyonu
- Otobüs ve tren bileti organizasyonu
- Organizasyon ve operasyon yönetim hizmet bedeli
- Vergiler ve diğer yasal yükümlülükler
- Toplam teklif bedeli
Tüm fiyatlar Türk Lirası (TRY) olarak ve KDV dahil/dahil değil şeklinde açıkça belirtilmelidir.
6.3 İptal ve Değişiklik Yönetimi
- Katılımcı bilgilerinde meydana gelecek değişiklikler mümkün olan en düşük maliyetle yönetilecektir.
- Hizmet sağlayıcı rezervasyon değişiklikleri konusunda proje ekibini derhal bilgilendirecektir.
- İade ve iptal koşulları ilgili ulaşım ve konaklama sağlayıcılarının kuralları çerçevesinde uygulanacaktır.
- Mücbir sebepler nedeniyle gerçekleşen iptal veya ertelemelerde taraflar karşılıklı çözüm geliştirecektir.
6.4. Veri Koruma ve Gizlilik
Hizmet sağlayıcı;
- Katılımcılara ait kişisel verileri yalnızca sözleşme kapsamındaki hizmetlerin sağlanması amacıyla kullanacaktır.
- Kişisel verileri üçüncü taraflarla paylaşmayacaktır.
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümlerine uygun hareket edecektir.
- Proje sonunda elde edilen kişisel verileri güvenli şekilde imha edecek veya sözleşme makamına teslim edecektir.
6.5 Mücbir Sebep
Doğal afet, salgın hastalık, grev, savaş, kamu otoritesi kararları, ulaşım hizmetlerinin iptali ve tarafların kontrolü dışında gelişen benzeri durumlar mücbir sebep olarak değerlendirilecektir.
Bu gibi durumlarda taraflar faaliyetlerin ertelenmesi, yer değiştirmesi veya yeniden planlanması konusunda iş birliği içinde hareket edecektir.
6.6 Değerlendirme
Teklifler aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilecektir:
Teknik Değerlendirme (%70)
- Benzer iş deneyimi: %35
- Operasyon ve organizasyon planı: %30
- Acil durum ve risk yönetimi yaklaşımı: %10
- Proje ekibinin yeterliliği: %10
- Referanslar ve kurumsal kapasite: %15
Mali Değerlendirme (%30)
- Toplam mali teklif bedeli
- Sunulan maliyet etkinliği
- Hizmet kapsamı ile fiyat uyumu
- Sözleşme, teknik ve mali değerlendirme sonucunda en avantajlı teklifi sunan firmaya verilecektir.
7. ÖDEME
Ödemeler;
- Hizmetlerin sözleşmeye uygun şekilde tamamlanması,
- Faaliyetlere ilişkin fatura ve destekleyici belgelerin teslim edilmesi,
- Proje Koordinatörünün yazılı onayı,
- ardından gerçekleştirilecektir.
- Uygun bulunan faturaların ödemesi, faturanın teslim alınmasını takip eden en geç 30 takvim günü içerisinde banka havalesi yoluyla yapılacaktır.
8. BAŞVURU İÇİN GEREKLİ BELGELER
Başvuru dosyasında aşağıdaki belgeler bulunmalıdır:
- Vergi levhası
- Ticaret Sicil Gazetesi
- İmza sirküleri
- Vergi borcu yoktur yazısı
- SGK borcu yoktur yazısı
- EK-1 Teknik teklif
- EK-2 Mali teklif
- EK-3 Referans iş listesi
- EK-4 Çıkar çatışması beyanı
- EK-5 Tüzel Kimlik Formu
9. TARİHLER
- İlan Tarih: 6 Temmuz 2026
- Başvuru süresi: 6 Temmuz 2026- 18 Temmuz 2026
- Değerlendirme: 20-21 Temmuz 2026
- Sonuç açıklama: 22 Temmuz 2026
Başvurular Seyahat, Konaklama, Transfer ve Organizasyon Hizmet alımı başlığı altında info@denizyildizikadin.org adresine gönderilecektir.
Deniz Yıldızı Kadın Dayanışma Derneği herhangi bir teklifi kabul etmekle yükümlü değildir. Dernek, ihale sürecini iptal etme, teklif sahiplerinden ek bilgi talep etme veya gerekli gördüğü durumlarda süreci yeniden başlatma hakkını saklı tutar. Satın alma süreci şeffaflık, adil rekabet, maliyet etkinliği ve çıkar çatışmasının önlenmesi ilkeleri doğrultusunda yürütülecektir.
Word dosyasını indirmek için Seyahat, Konaklama, Transfer ve Organizasyon Hizmeti Alımı Teklif Çağrısı
